AML Policy
POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE DINERO (PLD) DE GREEN POLE LTD
El objetivo de las directrices CONOZCA A SU CLIENTE (Know your Customer, KYC) es evitar que los bancos sean utilizados, de manera intencionada o no, por elementos criminales para actividades de lavado de dinero. Los procedimientos de KYC también les permiten a los bancos conocer/comprender mejor a sus clientes y sus transacciones financieras, lo que a su vez, los ayuda a gestionar sus riesgos de manera prudente.
El Comité de Basilea ha resaltado la necesidad de que las instituciones financieras implementen normas efectivas de Conozca a su cliente (KYC) como una parte esencial de las prácticas de gestión de riesgos.
El Comité de Basilea también anunció que un desafío clave para la aplicación de los procedimientos y las políticas de KYC sólidas es cómo poner en práctica un método eficaz. Los riesgos legales y de reputación son de carácter mundial y como tales, es esencial que cada institución financiera desarrolle un programa de gestión del riesgo global respaldado por políticas que incorporen las normas de KYC.
Es importante que la adopción de una política de admisión de clientes y su implementación no se vuelva muy restrictivas y no resulte en la negación de servicios al público en general, en especial a aquellos, en una situación de clara desventaja, económica y socialmente.
El término “actividades de lavado de dinero” cubre no solo a los criminales quienes intentan lavar sus ganancias ilícitas, si no a los bancos/instituciones financieras y sus empleados quienes participan en sus transacciones y tienen conocimiento de que la propiedad es mal habida. “Conocimiento” incluye el concepto de evasión consciente del conocimiento. Por lo tanto, los empleados de sucursales de quienes se hayan suscitado sospechas, pero que luego deliberadamente no hacen más preguntas/no reportan a las autoridades superiores, queriendo desconocer la situación, deberían ser considerados para disponer de los “conocimientos” de actividades/transacciones criminales necesarios.
DEFINICIÓN DE UN CLIENTE
A los efectos de la política KYC, un cliente puede ser definido como:
* Una persona o entidad que mantiene una cuenta o tiene una relación comercial con Green Pole Ltd.
* En representación de quién se mantiene la cuenta (es decir, el beneficiario activo).
* Los beneficiarios de transacciones realizadas por intermediarios profesionales, como corredores de bolsa, contadores públicos, abogados, etc. según lo permitido ante la ley.
* Toda persona o entidad conectada con una transacción financiera, que pueda implicar una reputación significativa o cualquier otro riesgo para Green Pole Ltd, es decir, una transferencia bancaria o la emisión de un retiro de fondos de gran valor,como una transacción simple.
La política KYC incluye los siguientes ocho elementos clave
1. Procedimientos de identificación de clientes
2. Monitoreo de las transacciones
3. Gestión de riesgos
4. Programa de capacitación
5. Sistema de control interno
6. Administración de registros
7. Evaluación de las directrices KYC mediante sistema de inspección y auditoría interna
8. Deberes/responsabilidades y obligaciones de rendir cuentas
Directrices indicativas
Cuentas de compañías y empresas
El departamento de conformidad de Green Pole Ltd tiene que estar alerta frente a las entidades comerciales que son utilizadas por individuos como fachada para mantener cuentas con los bancos.
La sucursal/oficina debe examinar la estructura de control de la entidad, determinar la fuente de los fondos e identificar a las personas físicas quienes tienen el interés de controlar y quienes integran la administración. Estos requisitos pueden ser moderados según la percepción de riesgo, es decir, en el caso de una compañía pública no será necesario identificar a todos los accionistas.
Procedimiento de identificación de clientes (Customer Identification Procedure, CIP)
El CIP solo se puede llevar a cabo en las siguientes etapas:
1 .Mientras se establece la relación
2. Mientras se lleva a cabo una transacción financiera
3. Cuando la sucursal/oficina tiene dudas acerca de la autenticidad/veracidad o la idoneidad de los datos de identificación de clientes previamente obtenidos.
Identificación de clientes significa identificar el cliente y verificar su identidad utilizando información, datos o documentos de fuentes independientes fiables.
Green Pole Ltd necesita obtener la información necesaria para establecer, para su satisfacción, la identidad de cada cliente nuevo, ya sea regular u ocasional, y el propósito e índole de la relación bancaria.
Estar satisfechos significa que Green Pole Ltd debe poder satisfacer a las autoridades competentes de las que se observa la debida diligencia en función del perfil de riesgo del cliente, de conformidad con las directrices vigentes.
Evaluación del riesgo
Se debe poner en práctica un programa KYC estableciendo un procedimiento adecuado y garantizando su aplicación efectiva. Debe cubrir controles, sistemas y controles de gestión adecuados, segregación de funciones, capacitación y otros asuntos relacionados. La responsabilidad debe ser explícitamente designada dentro de la compañía para garantizar que los procedimientos y las políticas de la compañía se implementen de manera eficaz.
La naturaleza y el alcance de la debida diligencia dependerá del riesgo percibido por Green Pole Ltd. El perfil del cliente será un documento confidencial y los detalles que este contenga no deben ser divulgados para ventas cruzadas, ni para ningún otro fin.
El cumplimiento y la auditoría interna de operaciones de Green Pole Ltd tienen un rol importante a la hora de evaluar y garantizar el cumplimiento de los procedimientos y las políticas KYC. La función de cumplimiento debe ofrecer una evaluación independiente de los procedimientos y las políticas propias de operaciones de Green Pole Ltd, incluidos los requisitos normativos y legales. Se debe garantizar que el mecanismo de auditoría esté dotado de personal de manera adecuada con individuos que sean expertos en dichos procedimientos y políticas.
Los inspectores internos deben controlar y verificar específicamente la aplicación de los procedimientos KYC en las sucursales/oficinas y comentar sobre las faltas observadas en este contexto.
Identificación de partes aprobadas y nacionales especialmente designadas
Todos los clientes tienen que ser identificados a través de diversas bases de datos de inteligencia de riesgos independientes como “World Compliance” y “World Check” (bases de datos de cumplimiento profesionales).
Identificación del cliente
Personas físicas
Para los clientes que son personas físicas, Green Pole Ltd debe obtener los datos de identificación necesarios (pasaporte, documento de identidad, identificación gubernamental, etc.) para verificar la identidad del cliente, su domicilio/ubicación (factura de servicios, extracto bancario, etc.) y también una fotografía actual (de ser posible).
Personas jurídicas
Para los clientes que son personas jurídicas o entidades, Green Pole Ltd debe verificar la condición jurídica de la persona jurídica/entidad a través de los documentos adecuados y relevantes que verifiquen que toda persona que diga actuar en nombre de la persona jurídica/entidad esté autorizada e identificar y verificar la identidad de esa persona. Comprender la estructura de propiedad y control del cliente y determinar quiénes son las personas físicas que en último término controlan a la persona jurídica.
Si Green Pole Ltd decide aceptar dichas cuentas en términos de la política CAP, Green Pole Ltd debe tomar las medidas oportunas para identificar quién(es) es/son el/los beneficiario(s) activo(s).
Para cuentas nuevas:
“El procedimiento Conozca a su cliente (KYC) debe ser el principio clave para la identificación de una cuenta corporativa o particular. La identificación del cliente debe implicar la verificación a través de una referencia introductoria de un titular de una cuenta existente/una persona conocida para el banco o en función de documentos proporcionados por el cliente.
Administración de registros
Todos los registros de servicios y documentación de identificación se deben guardar por un período mínimo de no menos de 7 años.
Capacitación
Todos los empleados nuevos deben recibir capacitación sobre prevención de lavado de dinero como parte del programa obligatorio de capacitación de nuevos empleados. A todos los empleados en cuestión también se les solicita que completen la capacitación sobre PLD anualmente. Se requiere que todos los empleados con responsabilidades cotidianas de PLD participen en los programas de capacitación específica adicionales.
Administración
A los efectos de la política de PLD, Green PoleLtd debe asignar un responsable del cumplimiento de la PLD. El responsable del cumplimiento de la PLD de Green PoleLtd será responsable de la administración, revisión, interpretación y aplicación de esta política. La política se volverá a evaluar anualmente y se revisará, según sea necesario.
Las obligaciones del responsable del cumplimiento de la PLD con respecto a la política incluirán, entre otros, el diseño y la implementación de la actualización de la política según sea necesario; la capacitación de los responsables y de los empleados; el monitoreo del cumplimiento por parte de los afiliados de Green PoleLtd, manteniendo los registros necesarios y adecuados; y la prueba independiente del funcionamiento de la política.
